3.2.3 Wie werden System- und Prozess-Analyse durchgeführt?

Tabelle 1 zeigt, wann System- und Prozessanalysen am besten funktionieren. 


Tabelle 1: Verschiedene Ansatzpunkte von System- und Prozess-Analyse

Denken Sie über folgende Fragen nach und versuchen Sie, sie entsprechend der Abläufe innerhalb Ihrer Organisation zu beantworten: Wie entwickeln sich neue Produkte, Technologien und Dienstleistungen in Ihrer Branche? Welche Faktoren oder Faktorkonstellationen treiben radikale Innovationen an? Wie können die Rollen der verschiedenen Akteure oder Akteurgruppen in einem innovativen System bestimmt werden?1

Hinweise und Eckpunkte für eine System und Prozessanalyse2

Sie können eine Systemanalyse mit Hilfe eines Systemanalysediagrams durchführen. Dabei handelt es sich um ein Hilfsmittel, mit dem man systematisch den Prozessfluss von der Lieferseite (oder Input von Ressourcen) über die Transformation bzw. den Durchsatz an Produkten oder Dienstleistungen bis zum Output, der Endkontrolle und Auslieferung an die Kunden messen kann. Das Diagramm deckt dabei durch Verwendung von Feedback-Schleifen die wechselseitigen Beziehungen der Hauptaufgaben, Arbeitsphasen und Verbesserungsmöglichkeiten auf, sowohl auf der Organisations- als auch auf der Kundenebene.
Tabelle 2 zeigt die wichtigsten in der Systemanalyse verwendeten Symbole, mit deren Hilfe die verschiedenen Flüsse in Ihrem Unternehmen dargestellt werden.


Tabelle 2: Standardsymbole der Systemanalyse

Das Verfahren der Systemanalyse: 

  1. Identifizieren der verschiedenen Blöcke des Systemanalysediagrams und Verbindung der Blöcke mit internen und externen Feedbackschleifen. Damit werden die verschiedenen Sub-Systeme und ihre Verbindungen definiert.
  2. Die Blöcke legen Informationen über die Art der Verarbeitung oder Informationen über die Art des Erfordernisses fest. Sie müssen das System also beschreiben und planen, wie es dargestellt werden soll.
  3. Anhand des vollständigen Systemanalysediagramms können Sie potentielle Problembereiche feststellen und Verbesserungen planen.

Im Folgenden entwickeln Sie beispielhaft ein solches Diagramm.  Für weitere Informationen klicken Sie bitte in die Grafik.

Führen Sie ähnlich wie in diesem Beispiel eine Systemanalyse Ihres eigenen Unternehmens durch. Verwenden Sie die entsprechenden Symbole für Informationsfluss, Materialfluss und Subsystem.

Die abgeschlossene Systemanalyse dient dem Unternehmen als Grundlage zur Feststellung kritischer Punkte in den Schlüsselprozessen. Eine Prozessanalyse kann Fehlfunktionen aufdecken und helfen, die operativen Abläufe im Unternehmen zu rationalisieren.

KMU, die System- und Prozess-Analyse einsetzen, sind in der Lage, die Planung ihrer Innovationsvorhaben zu optimieren.

Verfahren der Prozess-Analyse:
Tabelle 3 zeigt die meist verwendeten Symbole für die Prozessanalyse.


Tabelle 3: Standardsymbole für Prozess-Flussdiagramm

Die Prozessanalyse hilft Ihrer Organisation, Produkt- und Informationsflüsse zu visualisieren. Denken Sie daran: Wenn Sie einen Prozess identifizieren können, können Sie sofort mögliche periodisch wiederkehrende Fehlerquellen erkennen; und wenn Ihr Diagramm die kritischen Punkte darstellt, sind Sie in der Lage, deren Effektivität zu verbessern.

Struktur und Details des Flussdiagramms hängen von dessen Zweck ab. Es kann lediglich die Hauptschritte enthalten oder alle Ereignisse des Prozesses, und es kann die Teilnehmer am Prozess darstellen (Zuständigkeitsflussdiagramm).

Verfahren der Prozessanalyse:3

  1. Einleitend erstellt ein von einem Facilitator unterstütztes Team ein auf der Tätigkeitsebene basierendes Flussdiagramm des betreffenden Prozesses. Das geschieht am zweckmäßigsten durch folgende Schritte: 
    • Der Facilitator stellt ein Team zusammen, in dem jedes Mitglied alle Aspekte des Prozesses kennt. Das Team legt den Umfang des Prozessflussdiagramms sowie dessen Start- und Endpunkt fest.
    • Als Nächstes definieren die Teilnehmer die hauptsächlichen Prozess-Schritte und deren Reihenfolge im Prozess. Dabei verwenden Sie die entsprechenden Symbole und Verbindungslinien (siehe oben) zur Darstellung der Prozess-Aktivitäten und deren Reihenfolge. Der Facilitator verwendet ein Whiteboard und beginnt mit der Zeichnung des Flussdiagramms. Die Teilnehmer assistieren dem Facilitator dabei, alle Prozess-Schritte in der richtigen Reihenfolge aufzulisten.
    • Abgeschlossen wird dieser einleitende Schritt durch die Überprüfung des Flussdiagramms auf Exaktheit, dann wird es mit dem aktuellen Datum versehen.
  2. Der Facilitator präsentiert nun eine Reihe von Standardfragen der Prozessanalyse. Das Team prüft die Fragen, ergänzt, streicht oder fügt Fragen hinzu, bis die Fragen den zu analysierenden Prozess vollständig abdecken.
  3. Anhand der vollständigen Fragenliste diskutiert das Team die Prozessaktivitäten, und findet Antworten auf die erarbeiteten Fragen.
  4. Am Ende der Diskussion lässt der Facilitator alle Antworten abschließend überprüfen, führt letzte Änderungen durch und datiert die Liste der Fragen und Antworten.
  5. Die so gewonnenen Informationen dienen als Input für den nächsten Prozess, der nach derselben Methode analysiert wird.

Wenn Sie auf eine der blauen Boxen in Abbildung 1 klicken, finden Sie mehrere Beispiele für Prozessanalysen.

Warum setzen Sie sich nicht mit Ihrem Arbeitsteam zusammen? Wählen Sie einen Moderator. Verwenden Sie ein Whiteboard und zeichnen Sie das Flussdiagram für einen Prozess, der Ihnen Kopfzerbrechen bereitet. Folgen Sie den oben aufgelisteten Punkten und entscheiden Sie über Aktionen zur Lösung des Problems.

Nach Erstellung des Flussdiagramms stellt der Facilitator eine Reihe Fragen vor, die die in der Arbeitsgruppe diskutierten Prozesse betreffen. Die Tabelle unten zeigt die Fragen und Antworten.
Tabelle 4: Überprüfen Sie Ihre Kenntnis anhand von Fragen4


1 www.eawag.ch/organisation/abteilungen/cirus/schwerpunkte/innovationssystemanalyse/index_EN
2
InnoSupport: Supporting Innovations in SME. 3.2 System and Process Analysis. 2005
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